Özlük dosyası saklama süresi, dosyanın içindeki belgenin türüne ve hangi amaçla tutulduğuna göre değişir. SGK kayıtları, kişisel sağlık dosyaları ve iş sözleşmesi için aynı tarihte başlayan tek bir süre kullanmak doğru sonuç vermez. İşten ayrılan çalışanın dosyasını kapatırken her belge grubunun dayanağını ve imha zamanını ayrı belirlemek gerekir.
Örneğin SGK kapsamındaki işyeri kayıtlarında süre ilgili yılı izleyen yılbaşından başlarken, kişisel sağlık dosyalarında işten ayrılma tarihi esas alınır. Belgenin vergi kaydı olarak da kullanılması veya devam eden bir uyuşmazlıkla ilgili olması ayrıca değerlendirilir. Klasörün üzerine yalnızca “ayrılıştan sonra 10 yıl” yazmak bu ayrımları kaybettirir.
Bu rehber, personel dosyasının hangi belgelerden oluştuğundan çok, bu belgelerin ne zaman arşivleneceğine ve nasıl imha edileceğine odaklanır. Dosya oluşturma aşaması için personel dosyası kontrol listesini kullanabilirsiniz. Datassist olarak bordro ve İK kayıtlarının yönetiminde belge bazlı takibi esas alıyoruz.
İçindekiler
- Özlük dosyası kaç yıl saklanır?
- Belge türüne göre saklama süreleri
- Saklama süresi hangi tarihte başlar?
- İşten ayrılan çalışanın dosyası nasıl arşivlenir?
- KVKK kapsamında imha zamanı ve yöntemi
- Sıkça sorulan sorular
- Önemli çıkarımlar
- Özlük dosyası saklama süresi: Özet
Özlük dosyası kaç yıl saklanır?
Özlük dosyasının tamamı için her durumda geçerli tek bir yıl sayısı yoktur. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenin her işçi için dosya düzenlemesini ve gerekli kayıtları saklamasını öngörür. Ancak madde, dosyadaki bütün belgeleri kapsayan ortak bir sayısal süre belirlemez. İlgili hüküm, dosyanın gizliliğini koruma yükümlülüğünü de düzenler.
Süre belirlerken belgenin niteliği, tabi olduğu mevzuat ve devam eden işleme amacı birlikte değerlendirilir. Aynı bordro belgesi birden fazla yükümlülüğe hizmet edebilir. Bu durumda yalnızca en kısa süreyi seçmek, diğer yükümlülük bakımından gerekli kaydın erken silinmesine neden olabilir.
Dosyayı süresiz tutmak da uygun bir varsayım değildir. Her belge grubu için saklama gerekçesi ve gözden geçirme tarihi bulunmalıdır. Bir dava veya denetim nedeniyle tutulan kayıtların kapsamı da bu ihtiyaçla sınırlı kalmalıdır.
Belge türüne göre saklama süreleri
Aşağıdaki tablo temel ayrımları gösterir. İşyerinin faaliyet alanına ve belgenin kullanımına bağlı ek yükümlülükler ayrıca incelenmelidir.
| Belge grubu | Temel saklama kuralı | Sürenin başlangıcı ve kapsamı |
|---|---|---|
| SGK kapsamındaki işyeri defter, kayıt ve belgeleri | Özel sektör işverenleri için 10 yıl | İlgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlar. 5510 sayılı Kanun’un 86. maddesi kapsamındadır. |
| Kamu idarelerinin SGK kapsamındaki kayıtları | 30 yıl | İlgili yılı takip eden yılbaşından başlar. Özel sektör dosyalarına genellenmez. |
| Çalışanın kişisel sağlık dosyası | En az 15 yıl | İşten ayrılma tarihinden başlar. İlgili mevzuattaki özel süreler saklıdır. |
| Vergi Usul Kanunu kapsamındaki defter ve belgeler | 5 yıl | İlgili yılı takip eden takvim yılından başlar. Aynı kaydın başka mevzuattan doğan daha uzun saklama yükümlülüğü ayrıca dikkate alınır. |
| İş sözleşmesi, izin, performans ve diğer personel kayıtları | Belgeye ve devam eden hukuki dayanağa göre belirlenir | Dosyanın tamamına otomatik olarak ortak bir süre atanmaz. |
SGK sürelerinin kaynağı, Kurumun işverenin kayıt saklama yükümlülükleri açıklamasıdır. Vergi yönünden kural ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesine dayanır. Vergisel süre, dosyadaki bütün çalışan verilerinin aynı tarihte silinebileceği anlamına gelmez.
Sağlık dosyaları ve özel maruziyet kayıtları
Kişisel sağlık dosyaları için İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği’nin 7. maddesi esas alınır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının sağlık kayıtlarının saklanmasına ilişkin açıklaması, ayrılıştan itibaren en az 15 yıllık süreyi belirtir.
Özel maruziyet kayıtlarında daha uzun süreler bulunabilir. Örneğin Bakanlığın tozla mücadele rehberi, asbest maruziyetine ilişkin kayıtlarda 40 yıllık süreye dikkat çeker. İşyerinin risklerine göre ilgili özel düzenlemeyi ayrıca kontrol edin.
Sağlık kayıtlarını genel İK klasöründe herkese açık tutmayın. Saklama zorunluluğu, bütün yöneticilerin tıbbi ayrıntılara erişmesini gerektirmez. Erişim yetkilerini görev ve ihtiyaç temelinde belirleyin.
Saklama süresi hangi tarihte başlar?
Süre kadar başlangıç tarihi de önemlidir. Bir belgenin düzenlenme tarihi, ilgili olduğu yıl ve çalışanın ayrılış tarihi farklı olabilir. Arşiv kaydında hangi tarihi esas aldığınızı açıkça gösterin.
Örneğin 2026 yılına ilişkin SGK kapsamındaki bir kayıt için başlangıç 1 Ocak 2027’dir. On yıllık süre bu başlangıca göre hesaplanır ve 31 Aralık 2036 sonunda tamamlanır. Bu örnek yalnızca söz konusu SGK saklama kuralının hesabıdır. Belgenin başka bir nedenle tutulması gerekip gerekmediği ayrıca kontrol edilir.
Aynı yıl işten ayrılan çalışanın kişisel sağlık dosyasında ise ayrılış tarihi esas alınır. Bu nedenle dosyanın bütününe tek bir otomatik silme tarihi tanımlamak yerine belge gruplarını ayırın. Kullanılan sistemde başlangıç tarihi alanının boş olması, imha takvimini güvenilmez hale getirir.
İşten ayrılan çalışanın dosyası nasıl arşivlenir?
Çalışanın ayrılması, aktif dosyayı arşiv sürecine geçirir. Ayrılış işlemlerinin doğruluğu için iş akdi feshi prosedürünü ayrıca değerlendirin. Arşivleme sırasında belgenin nerede tutulduğunu ve kimlerin erişebileceğini kayda alın.
Önce dosyayı belge gruplarına ayırın. Bordro ve SGK belgeleri, sözleşme ve izin kayıtları ile sağlık dosyalarının aynı erişim ve imha kuralını taşıdığını varsaymayın. Dijital kopyanın yanında fiziksel asıl bulunuyorsa ikisini de envanterde gösterin.
Arşiv takip tablosunda şu alanlar işe yarar:
- Belge grubu ve ilgili çalışan kaydı.
- Saklama amacı, hukuki dayanak ve uygulanacak süre.
- Sürenin başlangıcı, bitişi ve sonraki kontrol tarihi.
- Fiziksel veya dijital konum ve erişim yetkileri.
- Devam eden uyuşmazlık nedeniyle uygulanmış saklama istisnası.
- İmha kararı, uygulayan kişi ve işlem kaydı.
Devam eden bir uyuşmazlıkta hangi kayıtların korunması gerektiğini hukuk ekibiyle belirleyin. İlgili belgelere uygulanan istisnanın gerekçesini yazın ve ne zaman yeniden değerlendirileceğini tanımlayın. Tek bir çalışana ilişkin uyuşmazlığı, bütün personel arşivini süresiz tutma gerekçesine dönüştürmeyin.
Arşivden belge isteyen kişinin yetkisini kontrol etmek de sürecin parçasıdır. Bordro hesabı için gereken bilgi ile sağlık gözetimi için gereken bilgi farklıdır. Dosya paylaşımında yalnızca talebin gerektirdiği kayıtları açın.
KVKK kapsamında imha zamanı ve yöntemi
6698 sayılı Kanun’un 7. maddesine göre işleme sebepleri ortadan kalktığında kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir. Farklı amaçlarla tutulan kopyaları ayrı değerlendirin. Aynı verinin bordro hesabında ve günlük iletişim listesinde bulunması, her iki kopya için aynı saklama gerekçesinin geçerli olduğunu göstermez.
Saklama ve imha politikası olan veri sorumlularında yükümlülük, ilk periyodik imhada yerine getirilir. Periyodik imha aralığı altı ayı aşamaz. Politika hazırlama yükümlülüğü olmayanlarda ilgili süre üç aydır. İmha işlem kayıtları en az üç yıl saklanır. Bu sürelerin kaynağı Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Yönetmeliği’nin 7 ve 11. maddeleridir.
Dijital ve fiziksel kopyaları birlikte takip edin
Bir dosyayı ana klasörden kaldırırken e-posta eklerinde, ortak sürücülerde ve dışa aktarılan tablolarda kalan kopyalarını da değerlendirin. Yedekleme sistemindeki kopyalar için erişim ve geri yükleme prosedürü oluşturun. Ana kaydın kaldırılması, diğer bütün kopyaların da ortadan kalktığını göstermez.
Fiziksel evrakta belgeyi okunamaz hale getiren uygun bir yöntem seçin ve teslim veya imha kaydını koruyun. Dijital kayıtta seçilen yöntemin nasıl uygulandığını teknik ekiple doğrulayın. Çöp kutusuna taşıma işlemini tek başına tamamlanmış imha kabul etmeyin.
Dijital özlük dosyası yönetiminde belge sınıflandırması ve yetki takibi arşiv işini kolaylaştırabilir. Ancak yazılımın varlığı, saklama süresinin doğru tanımlandığını veya imhanın tamamlandığını kendiliğinden kanıtlamaz. Kontrolü gerçek kayıtlar üzerinde yapın.
Arşiv kontrolünü bir çalışan dosyası üzerinde deneyin
Saklama planını bütün arşive uygulamadan önce işten ayrılmış bir çalışanın dosyasını örnek olarak seçin. İK ekibiyle birlikte belgelerin hangi sistemlerde bulunduğunu çıkarın. Dosya sunucusu dışında bordro uygulaması, e-posta kutusu veya eski bir dışa aktarım da bu listeye girebilir.
Her belge grubu için süreyi hesaplayın ve sonucu ikinci bir kişinin kontrol etmesini sağlayın. Dayanak veya başlangıç tarihi eksikse kaydı doğrudan imha listesine almayın. Önce eksik bilgiyi tamamlayacak sorumluyu belirleyin.
Sonra erişim kontrolünü deneyin. Görevi gereği dosyayı görmesi gereken kişinin ilgili belgeye ulaşabildiğini, yetkisiz bir hesabın ise ulaşamadığını kontrol edin. Kontrol için personel verilerini yeni bir ortak tabloya kopyalamak yerine mevcut kaydın konumunu kullanın.
Bu örnek çalışma, arşiv planındaki boş alanları toplu işlemden önce görmenizi sağlar. Onaylanan kuralları diğer dosyalara aktarırken istisnaları ayrıca işaretleyin. Kontrol tamamlandığında uygulanan işlemi, tarihi ve sonucu kaydedin. Böylece sonraki sorumlu, dosyada ne yapıldığını yeniden araştırmak zorunda kalmaz.
Sıkça sorulan sorular
Özlük dosyası işten ayrıldıktan sonra hemen silinir mi?
Hayır. Ayrılış sonrasında devam eden saklama yükümlülükleri belge bazında incelenir. SGK kayıtları ve sağlık dosyaları farklı başlangıç ve süre kurallarına tabidir.
Özlük dosyasını 10 yıl tutmak yeterli mi?
Her belge için yeterli değildir. Sağlık dosyalarında ve bazı özel maruziyet kayıtlarında daha uzun süreler bulunur. Buna karşılık dosyadaki her veriyi gerekçe göstermeden on yıl tutmak da uygun bir genel kural sayılmaz.
Çalışanın silme talebi bütün dosyayı kaldırmayı gerektirir mi?
Talebi, devam eden yasal yükümlülükler ve diğer işleme şartlarıyla birlikte değerlendirmek gerekir. İşleme dayanağı süren kayıtlarla dayanağı kalmayan verileri ayırın. Değerlendirme sonucunu ve uygulanan işlemi kayda alın.
Belgeyi taramak fiziksel aslını imha etmek için yeterli mi?
Tek başına yeterli kabul edilmemelidir. Belgenin türüne, şekil şartına ve ispat ihtiyacına göre aslın korunması gerekip gerekmediğini kontrol edin. Tarama projesiyle imha kararını ayrı süreçler olarak yönetin.
Önemli çıkarımlar
- Süreyi dosya adına göre değil, belge grubuna ve hukuki dayanağına göre belirleyin.
- Başlangıç tarihini açıkça kaydedin. SGK kayıtlarında yılbaşı, sağlık dosyalarında ayrılış tarihi esas alınır.
- Saklama istisnalarını gerekçesiyle sınırlandırın ve yeniden kontrol tarihi koyun.
- İmha kararında fiziksel evrakı, dijital kopyaları ve erişim yetkilerini birlikte değerlendirin.
Özlük dosyası saklama süresi: Özet
İK arşivinde uygulanabilir bir takip için her belge grubunun dayanağı, süre başlangıcı ve imha kararı görünür olmalıdır. Böylece dosya kapatma işlemi, yıllar sonra yeniden incelenebilecek bir kayıt haline gelir.
Datassist’in bordro uyum denetimi hizmeti, bordro ve İK kayıtlarındaki uyum ihtiyaçlarını değerlendirmenize yardımcı olur. Mevcut arşivinizin saklama ve kontrol düzenini bu kapsamda ele alabilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Güncel mevzuat değişiklikleri için resmi kaynakları takip ediniz.
İlgili İçerikler
- Personel Özlük Dosyası: İçeriği, Yasal Zorunluluklar ve Rehber – Özlük dosyasının genel çerçevesi.
- İşçi Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? Personel Dosyası Kontrol Listesi – Dosya hazırlama ve belge kontrolü.
- Dijital Özlük Dosyası: Kağıtsız İK ve Doküman Yönetimi Rehberi – Dijital arşiv ve erişim yönetimi.
