Özlük Dosyası: Bulunması Gereken Belgeler ve Hazırlama Rehberi

Özlük dosyası, denetimde ilk açılan klasördür. Eksik veya düzensiz tutulan personel dosyaları, 2026 yılında 26.620 TL idari para cezasına yol açabilir. Hangi belgelerin zorunlu olduğu, saklama süresi kuralları, KVKK imha zorunluluğu ve denetim hazırlığı çoğu İK ekibinde net cevabı olmayan sorular olarak kalır.

Yılda 1,5 milyondan fazla bordro hesaplayan Datassist ekibi olarak özlük dosyası uyumunu yakından biliyoruz. Denetimlerde en sık rastlanan eksiklikleri, İK departmanlarının operasyonel yükünü ve dijital çözümlerin nerede gerçekten işe yaradığını sahada görüyoruz.

Bu rehberde 2026 güncel mevzuatıyla belge listesini, kontrol formu şablonunu, denetim hazırlık adımlarını, KVKK saklama ve imha sürecini ve Datassist Dakika platformunun dijital özlük yönetimini bulacaksınız.

İçindekiler

• Özlük Dosyası Nedir?
• Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler: Tam Liste
• Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Şablonu
• Denetim Hazırlığı: İşletme Denetiminde Özlük Dosyası Kontrolü
• Özlük Dosyası Saklama Süresi ve KVKK Yükümlülükleri
• İşten Ayrılan Çalışanın Özlük Dosyası Ne Olur?
• Dijital Özlük Dosyası: Dakika ile Özlük Yönetimi
• Sıkça Sorulan Sorular
• Önemli Çıkarımlar

Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası, işverenin her çalışan için kimlik bilgileri, eğitim geçmişi, işe giriş ve çıkış belgeleri, performans kayıtları gibi tüm bilgileri sakladığı bir “kurumsal sicil” belgesidir. Çalışanın işe girişinden ayrılışına kadar olan iş ilişkisinin tamamı bu dosyada belgelenir.

Dosyanın işveren açısından karşılığı üç başlıkta toplanır: yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi, denetimde belge ibrazının kolaylaşması ve bir uyuşmazlık hâlinde ispat aracının hazır olması.

İş Kanunu Madde 75 Yükümlülüğü

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işvereni çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemeye mecbur kılar. Kanun metni açıktır: “İşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler ve bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklar.”

Bu yükümlülük, işletme ölçeğine bakılmaksızın İş Kanunu kapsamındaki tüm işverenler için geçerlidir. Tam zamanlı, kısmi süreli veya belirli süreli çalışan ayrımı yapılmaz, her işçi için ayrı bir özlük dosyası tutulur. KOBİ’ler de bu kurala tabidir.

Mevzuat Notu: 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işvereni çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemeye ve işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklamaya mecbur kılar. Bu yükümlülük, işletme ölçeğine bakılmaksızın tüm özel sektör işverenleri için geçerlidir.

Özlük Dosyası Bulundurmamanın Cezası (2026: 26.620 TL)

İş Kanunu Madde 104, özlük dosyası yükümlülüğünü yerine getirmeyen işverene idari para cezası öngörür. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın yayımladığı 2026 yılı İş Kanunu idari para cezaları tablosu “İşçi özlük dosyasını düzenlememek” fiili için 26.620 TL öngörür. Tutar, 2025 yılındaki 21.213 TL’nin yüzde 25,49 yeniden değerleme oranıyla güncellenmiş halidir.

Cezayı tetikleyen durumlar şunlardır:

• Özlük dosyası hiç tutulmaması
• Dosyanın eksik belgelerle tutulması
• Denetimde dosyaların ibraz edilememesi (kayıp, dağınık veya erişilemez arşiv)

Özlük dosyası cezası tek başına gelmez. Aynı denetimde eksik veya geç bildirim tespit edilirse SGK idari para cezaları da ayrıca işler.

Bakanlık tablosunda bu kalem, “her işçi için” notu taşıyan diğer fiillerden farklı olarak sabit tutar şeklinde listelenir. Bu nedenle içerikte çalışan sayısıyla çarpılan bir toplam ceza hesabı kullanılmamıştır. Somut bir denetimde uygulanacak yaptırım, denetim bulguları ve idari değerlendirme çerçevesinde ele alınmalıdır.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler: Tam Liste

Özlük dosyası belgeleri üç dönemde sınıflandırılır: işe giriş, aktif çalışma dönemi ve işten ayrılış. Her kategoride yer alan zorunlu belgeler aşağıdaki gibidir.

İşe Giriş Belgeleri

İşe başlangıç aşamasında çalışandan toplanması ve dosyaya eklenmesi gereken belgeler şunlardır:

Tabloda “uygulama gereği” olarak işaretlenen belgeler için İş Kanunu’nda ayrı bir madde yoktur. Bunlar İK pratiğinin standart parçasıdır ve dosyayı denetimde eksiksiz gösterir, ancak yokluğu tek başına Madde 104 cezası doğurmaz.

Dikkat: İşe giriş sağlık raporu olmadan çalıştırılan işçi, özlük dosyası eksikliğinin yanında 6331 sayılı Kanun kapsamında ayrı bir yaptırım riski de yaratır. Bu belge eksikliği iki mevzuat açısından birden sorun çıkarır.

Aktif Dönem Belgeleri

Çalışan aktif olarak görevini sürdürürken dosyaya eklenmesi gereken belgeler:

1. Periyodik sağlık muayene raporları: 6331 sayılı Kanun Madde 15’e göre az tehlikeli işlerde en geç beş yılda bir, tehlikeli işlerde en geç üç yılda bir, çok tehlikeli işlerde en geç yılda bir tekrarlanır
2. İzin formları: Yıllık izin süreleri, ücretsiz izin, doğum izni ve babalık izni kayıtları
3. Mazeret belgeleri: Sağlık raporu, ölüm belgesi gibi devamsızlık gerekçeleri
4. Performans değerlendirme formları: Çalışan gelişim ve performans takibi
5. Ücret artışı ve terfi belgeleri: Maaş revizyonu, pozisyon değişiklikleri
6. Ek mesai kayıtları: Fazla çalışma saatleri ve ödemeleri
7. Disiplin ceza tutanakları: Varsa çalışan savunması ve karar metni
8. Eğitim katılım belgeleri: İSG eğitimleri, mesleki gelişim kursları
9. Sözleşme ekleri ve değişiklikleri: Ücret revizyonu, görev değişikliği protokolleri

İşten Ayrılış Belgeleri

İş sözleşmesi sona erdiğinde dosyaya eklenmesi gereken belgeler:

1. İstifa dilekçesi: İşçi feshinde çalışanın yazılı talebi
2. Fesih bildirimi: İşveren feshinde yazılı bildirim ve gerekçe
3. İhbar ve kıdem tazminatı hesaplama belgesi: Tazminat hesaplaması ve son maaş bordrosu. İki kalemin hangi durumda doğduğu kıdem ve ihbar tazminatı farkı rehberinde ayrıntılı anlatılıyor
4. Yıllık izin hak ediş belgesi: Kullanılmayan izin ücretinin hesaplaması
5. SGK işten çıkış bildirimi: e-Sigorta çıkış onay belgesi. Bildirimde seçilen SGK işten çıkış kodu tazminat ve işsizlik ödeneği hakkını doğrudan etkiler
6. Çalışma belgesi: İş Kanunu Madde 28 uyarınca işten ayrılan işçiye işinin çeşidini ve süresini gösteren belge verilir

Özlük Dosyası Kontrol Listesi ve Şablonu

Dosyaları düzenli tutmanın en pratik yolu, her çalışan dosyasına bir evrak kontrol formu eklemektir. Form hem denetim hazırlığını kolaylaştırır hem de eksik belgenin gözden kaçmasını engeller.

Kontrol Formu Nasıl Hazırlanır

Her çalışan dosyasına “Evrak Kontrol Formu” ekleyin. Bu formda hangi belgelerin mevcut veya eksik olduğunu işaretleyin. Aşağıdaki tablo formatını kullanabilirsiniz:

Kontrol listesi kullanmanın faydaları:

• Denetimde hızlı ibraz imkânı
• Eksik belge tespiti ve takibi
• Belge yenileme sürelerinin izlenmesi
• İK ekibinin iş yükünün azaltılması

Excel formatında hazırlanan bir kontrol listesi, özellikle çok sayıda çalışanı olan işletmelerde merkezi takip sağlar. İleride dijital özlük sistemine geçiş yapılacaksa bu Excel verisi kolayca aktarılabilir, geçişin nasıl planlandığı Excel’den dijital platforma geçiş rehberinde adım adım anlatılıyor.

Eksik Belge Tamamlama Aksiyon Planı

Mevcut özlük dosyalarınızda eksiklik varsa, aşağıdaki adım adım planı uygulayın:

Adım 1: Mevcut Durum Tespiti
Tüm çalışan dosyalarını kontrol listesiyle gözden geçirin. Her dosya için eksik belgeleri işaretleyin.

Adım 2: Eksik Belge Listesi Çıkarın
Çalışan bazında eksik belgeler listesi oluşturun. Öncelik sırasına göre (denetimde en sık istenen belgeler önce) sıralayın.

Adım 3: Çalışanlardan Talep
Eksik belgeler için çalışanlara e-posta veya yazılı bildirim gönderin. 15 gün süre tanıyın. Talep yazısında iş sözleşmesi yükümlülüğüne atıf yapın.

Adım 4: Kurumlardan Temin
SGK bildirim onayları ve muayene raporları gibi kurum belgelerini ilgili birimlerden (SGK, İSG birimi) temin edin.

Adım 5: Arşivleme
Toplanan belgeleri dosyalara ekleyin, kontrol formunu güncelleyin. Tarih ve sorumlu İK personeli bilgisini kaydedin.

Adım 6: Kalite Kontrol
İK müdürü nihai kontrol yaparak tüm dosyaların eksiksiz olduğunu onaylasın.

Uzman Görüşü: Eksik belgeleri çalışandan talep ederken “iş sözleşmesi yükümlülüğü” çerçevesinde yazılı bildirim gönderin ve teslim tutanağı alın. Çalışan reddetse bile yazılı talep kaydı denetimde işvereni korur.

Denetim Hazırlığı: İşletme Denetiminde Özlük Dosyası Kontrolü

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı iş müfettişleri ile SGK denetim elemanları, işletme denetimlerinde özlük dosyalarını öncelikli olarak kontrol eder. Denetimin nasıl ilerlediğini ve öncesinde hangi hazırlığın yapılabileceğini bilmek, ceza riskini belirgin şekilde düşürür.

İş Müfettişi Denetiminde İstenen Belgeler

Denetim çoğunlukla şöyle işler: İş müfettişi işyerine gelir, denetimin kapsamına göre belirlediği çalışanların özlük dosyalarını ister. Belgelerin ibrazı için tanınan süre denetimin türüne ve müfettişin talebine göre değişir, bu nedenle dosyaların her an erişilebilir olması beklenir.

Denetimlerde en sık istenen belgeler öncelik sırasıyla:

1. İş sözleşmeleri: İmzalı, tarihli, işçi ve işveren nüshası
2. SGK işe giriş bildirimleri: e-Sigorta onay belgesi
3. İş başı ve periyodik muayene raporları: İSG uyumu kontrolü
4. İzin formları: Yıllık izin kayıtları (kullandırılıp kullandırılmadığı)
5. Ek mesai kayıtları: Fazla çalışma düzenlemeleri ve ödemeleri
6. Disiplin kayıtları: İşçinin savunma hakkı korunmuş mu?
7. Fesih bildirimleri ve tazminat hesaplamaları: İşten ayrılan çalışanlar için. Bildirimin usulü ve gerekçesi iş akdi feshi prosedürüne göre değerlendirilir

Mevzuat Notu: İş Kanunu Madde 75’e göre işveren, denetim sırasında özlük dosyalarını ibraz etmekle yükümlüdür. Dosyaları ibraz edememe veya eksik ibraz etme, Madde 104 kapsamında idari para cezasına tabidir.

Denetim Öncesi Hazırlık Adımları

Önceden yapılan hazırlık, denetimde ceza riskini azaltır. Her yıl düzenli olarak yapılması gereken adımlar:

1. Yıllık Özlük Dosyası Denetimi
İK ekibi tüm dosyaları kontrol listesiyle gözden geçirir. Eksik belgeler tespit edilir.

2. Eksik Belge Tamamlama
Tespit edilen eksiklikler 3 ay içinde tamamlanır. Çalışanlardan veya kurumlardan gerekli belgeler temin edilir.

3. Arşiv Düzeni
Dosyalar alfabetik sıraya veya sicil numarasına göre düzenlenir. Kolay erişilebilir klasörlerde, etiketli şekilde saklanır.

4. Dijital Yedekleme
Fiziksel dosyalar kaybolabilir, yangın veya sel gibi afetlerde zarar görebilir. Tüm belgeleri PDF formatında tarayarak dijital yedek oluşturun.

5. İSG Belgeleri Güncelliği
Periyodik muayene tarihleri gelmiş mi kontrol edin. Süresi geçmiş muayene raporları denetimde en sık tespit edilen eksikliklerdendir.

En Sık Tespit Edilen Eksiklikler

Sahada en sık karşılaştığımız özlük dosyası eksiklikleri şunlardır:

• Periyodik sağlık muayene raporlarının hiç alınmamış veya süresinin geçmiş olması
• İzin kullandırılmış olmasına rağmen izin formunun kayıt altına alınmamış olması
• İş sözleşmelerinin imzasız, tarihsiz veya yalnızca tek nüsha hâlinde bulunması
• Disiplin kayıtlarında işçinin yazılı savunmasının dosyada yer almaması
• İşten ayrılan çalışanların dosyalarının fesih belgeleriyle kapatılmamış olması

Önleme tarafında dijital özlük yönetim sistemleri belge yenileme hatırlatması ve eksik belge uyarısı üretir. Bu, İK ekibinin manuel takip yükünü azaltır ve eksikliklerin denetim anında değil, oluştuğu anda görülmesini sağlar.

Özlük Dosyası Saklama Süresi ve KVKK Yükümlülükleri

Özlük dosyalarının ne kadar süre saklanacağı ve nasıl imha edileceği, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında düzenlenmiştir. Sürelerin bir kısmı kanundan, bir kısmı ise zamanaşımı ve İSG mevzuatından gelir.

Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanmalı? (10 Yıl Uygulaması)

KVKK’da özlük dosyası için rakamla belirlenmiş bir saklama süresi yoktur. Kanun, kişisel verinin yalnızca işlendiği amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını ister. Süreyi fiilen belirleyen şey, işverenin ispat yükümlülüğünü doğuran zamanaşımı süreleridir.

Uygulamada yaygın kabul gören süre, işten ayrılış tarihinden itibaren 10 yıldır. Dayanağı, Türk Borçlar Kanunu’ndaki 10 yıllık genel zamanaşımı süresidir.

7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu ile İş Kanunu’na eklenen Ek Madde 3, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatı ve kullanılmayan yıllık izin ücreti alacaklarında zamanaşımını 5 yıla indirmiştir. Düzenleme 25 Ekim 2017’de yürürlüğe girmiştir. Her alacak kalemini kapsamadığı için işverenlerin çoğu 10 yıllık saklamayı sürdürür.

Dikkat: 10 yıl tek bir mevzuat maddesinden gelen kesin bir kural değil, yaygın bir risk yönetimi tercihidir. Kendi sürenizi belirlerken veri envanteriniz ile kişisel veri saklama ve imha politikanızı esas alın, gerekirse hukuk biriminizle netleştirin.

Sağlık Kayıtları ve İSG Belgelerinin Saklama Süresi

Sağlık gözetim kayıtları ve İSG belgeleri için ayrı ve daha uzun saklama süreleri vardır:

• Kişisel sağlık dosyaları: İşten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Madde 7)
• Asbest maruziyeti kayıtları: Maruziyetin sona ermesinden itibaren en az 40 yıl (Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik)
• Kanserojen veya mutajen madde maruziyeti kayıtları: Maruziyetin sona ermesinden itibaren en az 40 yıl (Kanserojen veya Mutajen Maddelerle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik Madde 17)

Bu belgeler özlük dosyasından ayrı, özel İSG arşivinde tutulur. İSG birimi bu kayıtları yönetir.

KVKK İmha Süreci ve Periyodik İmha

KVKK’nın en önemli kurallarından biri, saklama süresi dolduktan sonra kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, saklama süresi dolan verilerin ilk periyodik imhada işlemden geçirilmesini öngörür. Aynı yönetmelik periyodik imha aralığının altı ayı geçemeyeceğini belirler. İmha yöntemi:

• Fiziksel dosyalar: Kâğıt imha makinesi (çapraz kesim) ile geri dönüşümsüz hale getirme
• Dijital dosyalar: Geri dönüşümsüz silme yazılımları ile veri kurtarılamaz şekilde silme

Her imha işlemi kayıt altına alınır.

Dikkat: Veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veri sorumlusu, KVKK Madde 18 kapsamında idari para cezasıyla karşılaşabilir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için uygulama tarihinde Kurumun güncel ceza tablosu kontrol edilmelidir.

İmha Kayıtlarının Saklanması

İmha işlemine ilişkin kayıtlar, başka hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl saklanır. KVKK denetiminde işverenin imha yükümlülüğünü yerine getirdiğini ispat etmesi gerekir.

Tutanak içeriği şunları içermelidir:

• İmha edilen dosyaların sicil numaraları
• İmha tarihi
• İmha yöntemi (fiziksel/dijital)
• Sorumlu İK personelinin adı ve imzası

İşten Ayrılan Çalışanın Özlük Dosyası Ne Olur?

İş sözleşmesi sona erdiğinde çalışanın özlük dosyası “aktif” arşivden “pasif” arşive taşınır. Dosya kapanmaz, erişimi kısıtlanmış şekilde saklanmaya devam eder.

Fesih Sonrası Dosya Arşivleme

İş sözleşmesi sona erince dosya pasif arşive alınır. Pasif arşiv özellikleri:

• Erişim kısıtlıdır, yalnızca İK müdürü ve gerektiğinde hukuk birimi açabilir
• Fiziksel dosya: Kapalı dolaplarda, işten ayrılış tarihi etiketi ile saklanır
• Dijital dosya: Erişim kayıtları tutulan güvenli bir klasörde arşivlenir

Pasif arşiv, aktif çalışan dosyalarından fiziksel olarak ayrılmalıdır. Böylece karışıklık önlenir ve eski çalışan verilerine yanlışlıkla erişilmesi engellenir.

Erişim Kısıtlaması ve Gizlilik

İş Kanunu Madde 75’in ikinci fıkrası, işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına uygun kullanmasını ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını zorunlu kılar. KVKK ise aynı verilerin işlenmesi ve güvenliği için ayrı bir çerçeve getirir.

Eski çalışan dosyasına erişim yalnızca hukuki zorunluluk hâlinde yapılır:

• İş davası (mahkeme dosya talebi)
• Denetim (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, SGK kontrolü)
• Çalışma belgesi talebi (çalışan talep etmişse)

Her erişim için kayıt tutulmalıdır: kim, ne zaman, hangi gerekçeyle erişti?

Saklama Süresi Sonunda İmha Süreci

Politikanızda belirlediğiniz saklama süresi dolduğunda (uygulamada çoğunlukla işten ayrılıştan 10 yıl sonra) dosya imha listesine alınır.

İmha öncesinde devam eden bir dava olup olmadığı kontrol edilir. Dosyayla ilgili açık bir hukuki süreç varsa imha ertelenir ve süreç sonuçlanana kadar dosya saklanır.

İmhadan sonra tutanakta yalnızca sicil numarası kayıtlı kalır, içerik tamamen yok edilir.

Dijital Özlük Dosyası: Dakika ile Özlük Yönetimi

Özlük dosyasını dijital ortamda tutmak, belge takibini kişi hafızasından çıkarıp sisteme taşır. Bu bölümde sırasıyla dijital dosyanın yasal geçerliliği, Datassist Dakika platformunun özlük özellikleri ve fiziksel arşivle karşılaştırması yer alıyor.

Dijital Özlük Dosyası Yasal mı?

Dijital özlük dosyası tutmak mümkündür. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu ve güvenli elektronik imzayla oluşturulmuş elektronik verinin senet hükmünde olduğunu düzenler.

Dijital özlük dosyasının aranan koşulları:

• Belgelerin güvenli ortamda saklanması
• Düzenli yedekleme yapılması
• Denetimde ibraz edilebilir olması (PDF çıktı veya ekran gösterimi)
• İmza gerektiren belgelerde güvenli elektronik imza kullanılması

Kanunun şekil şartı aradığı belgelerde ıslak imza yerine güvenli elektronik imza kullanılabilir. Bunun dışındaki belgelerin dijital ortamda yönetilmesinde engel yoktur. Arşivin tamamen kâğıtsız yürütülmesi dijital özlük dosyası ve doküman yönetimi rehberinde ayrıca ele alınıyor.

Dakika Özlük Dosyası Özellikleri

Datassist Dakika platformunun dijital özlük modülünde İK ekiplerinin günlük takip yükünü azaltan başlıklar şunlardır:

Otomatik Belge Yükleme
İşe giriş formunda belge yükleme zorunluluğu var. Eksik belgeyle form gönderilemiyor, belgeler işe başlangıçta tamamlanıyor.

Eksik Belge Uyarıları
Hangi çalışanın hangi belgesi eksik, sistem otomatik liste oluşturuyor. İK müdürü yönetim panelinden anlık görebiliyor.

Belge Yenileme Hatırlatmaları
Periyodik muayene süresi yaklaşınca (30 gün öncesinden) İK ekibine ve çalışana otomatik e-posta uyarısı gidiyor.

KVKK Uyumlu Saklama
İşten ayrılış tarihinden itibaren tanımladığınız saklama süresi için otomatik sayaç başlıyor. Süre dolunca sistem imha listesi oluşturuyor.

Denetime Hazır Raporlar
Denetim için tüm çalışan dosyaları tek tıkla PDF formatında indirilebiliyor. Müfettişe anında ibraz edilebiliyor.

Erişim Kayıtları
Hangi dosyaya kimin ne zaman eriştiği kayıt altına alınıyor, KVKK denetiminde erişim geçmişi ibraz edilebiliyor.

Mobil Erişim
İK ekibi mobil uygulama ile dosyalara ofis dışından da erişebiliyor. Saha ekibi olan işletmelerde belge toplama bu şekilde yürüyor.

Fiziksel ve Dijital Dosyalama Karşılaştırması

Uzman Görüşü: Dijital özlük yönetiminin asıl kazancı hız değil, eksikliğin denetim anında değil oluştuğu anda görülmesidir. Fiziksel arşivde bir eksik belge çoğu zaman müfettiş sorduğunda fark edilir, dijital sistemde ise belge yüklenmediği anda uyarı üretir.

Sıkça Sorulan Sorular

Özlük dosyası olmayan çalışan çalıştırılabilir mi?

Hayır. İş Kanunu Madde 75 gereği her işçi için özlük dosyası zorunludur. Yükümlülüğün yerine getirilmemesi Madde 104 kapsamında idari para cezasına tabidir, 2026 yılı tutarı 26.620 TL’dir.

Stajyer için özlük dosyası tutulur mu?

Mesleki eğitim gören stajyerler 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na tabidir ve 4857 sayılı İş Kanunu’nun işçi tanımı dışında kalır. Bu nedenle stajyer için İş Kanunu Madde 75 anlamında özlük dosyası zorunluluğu doğmaz.

Buna karşılık staj sözleşmesi, okul ile yapılan protokol, SGK bildirimi ve devam kayıtları ayrı bir dosyada tutulmalıdır. Stajyerin fiilen işçi gibi çalıştırıldığı durumlarda iş ilişkisinin varlığı tartışılabileceğinden, kayıtların eksiksiz olması işvereni korur.

Özlük dosyası çalışana gösterilir mi?

Evet, çalışan talep ederse kendi özlük dosyasını görebilir. Ancak işveren gizlilik gerektiren notları (performans değerlendirme, disiplin kayıtları) sınırlı gösterebilir.

Kısmi süreli (part-time) çalışan için de özlük dosyası gerekli mi?

Evet. Çalışma süresi fark etmeksizin her işçi için özlük dosyası zorunludur.

Özlük dosyası evden çalışanlarda nasıl yönetilir?

Uzaktan çalışanlarda da aynı belgeler gerekir. Uzaktan çalışma sözleşmesinin yazılı yapılması ve işin yapılma şekli, süresi, ekipman ve iletişim koşullarının sözleşmede yer alması gerekir. Dijital özlük dosyası sistemi bu senaryoda belge toplama sürecini belirgin şekilde kolaylaştırır.

Özlük dosyası kaybolursa ne olur?

Kayıp dosya yerine çalışandan yeniden belge toplanır. Ancak denetimde dosya ibraz edilemezse idari ceza riski vardır. Belgelerin taranmış bir dijital kopyasının tutulması, bu senaryoda yeniden toplama yükünü büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Önemli Çıkarımlar

• 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75, her işveren için özlük dosyası zorunluluğu getirir. Yükümlülüğe uymamanın 2026 yılı idari para cezası 26.620 TL‘dir.
• Belgeler işe giriş, aktif dönem ve ayrılış olmak üzere üç dönemde toplanır. İş sözleşmesi, SGK bildirgeleri ve sağlık raporları denetimde ilk istenenlerdir.
• Denetim hazırlığı için evrak kontrol formu kullanın, eksik belgeleri denetim beklemeden tamamlayın.
• Saklama süresi uygulamada 10 yıldır ve zamanaşımı sürelerinden gelir. Süre dolduğunda veriler ilk periyodik imhada işlemden geçirilir, imha aralığı altı ayı geçemez.
• Kişisel sağlık dosyaları en az 15 yıl, asbest ile kanserojen veya mutajen madde maruziyeti kayıtları en az 40 yıl ayrı arşivde saklanır.
• Dijital özlük dosyası tutmak mümkündür. Datassist Dakika platformu otomatik belge uyarıları, erişim kayıtları ve saklama süresi takibiyle uyum riskini azaltır.

Özlük Dosyası Hazırlama Rehberi: Özet

Özlük dosyası yönetimi, İş Kanunu Madde 75 yükümlülüğünün yanında denetim hazırlığının da temelini oluşturur. Eksiksiz belge takibi, saklama süresine uygun arşivleme ve düzenli kontrol, idari para cezası riskini en aza indiren üç adımdır.

Datassist, bordro outsourcing ve bordro uyum denetimi hizmetleriyle özlük dosyası yönetiminden SGK bildirimlerine kadar İK süreçlerinizi uçtan uca yönetir. Dakika platformunun dijital özlük modülü otomatik belge takibi, yenileme hatırlatmaları ve saklama süresi sayacıyla uyum riskini görünür kılar.

Özlük dosyası düzeninizi bir uzmanla gözden geçirmek için Datassist ile iletişime geçin.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Güncel mevzuat değişiklikleri için resmi kaynakları takip ediniz.

İlgili İçerikler

• Personel Özlük Dosyası: İçeriği, Yasal Zorunluluklar ve Rehber – Özlük dosyasının yasal çerçevesi ve içerik detayları
• İşçi Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? Personel Dosyası Kontrol Listesi – Dosya hazırlamanın adım adım kılavuzu
• Dijital Özlük Dosyası: Kağıtsız İK ve Doküman Yönetimi Rehberi – Arşivi kâğıttan dijitale taşımanın uygulama rehberi
• İş Akdi Feshi: Haklı Neden, Prosedür ve Bildirim Rehberi – Ayrılış belgelerinin dayandığı fesih usulü